Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Ein Pate steht zur Seite

Die Patenschaft ist ein wirksames Instrument für die Einarbeitungsphase neuer Mitarbeiter. Das „sich wohlfühlen“ im neuen Unternehmen kann durch den Paten einschlägig beeinflusst werden.

Der neue Mitarbeiter bekommt von Anfang an einen Paten zur Seite gestellt, der ihn bei der sozialen und persönlichen Integration unterstützt. Der Pate ist nicht für die fachliche Einarbeitung des neuen Mitarbeiters verantwortlich. Er vermittelt dem neuen Mitarbeiter die – teilweise „ungeschriebenen“ – Gesetzte der Organisation, die gegebenen Umgangsformen, er klärt die Prozessabläufe, ist Vermittler zwischen dem neuen Mitarbeiter und Kollegen aus der eigenen bzw. aus anderen Abteilungen.

Wer wird Pate?
Es sollte ein hierarchisch gleichgestellter Kollege sein, der bereits seit längerer Zeit im Unternehmen tätig ist und über folgende Eigenschaften verfügt:
• Respektvolle und positive Grundeinstellung gegenüber neuen Mitarbeitern
• Fähigkeit, Feedback zu geben und Konflikte konstruktiv lösen zu können
• Zielorientierung
• Flexibilität und Einfühlsamkeit
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten.

Die Patenschaft sollte auf freiwilliger Basis übernommen werden. Die Auswahl des Paten erfolgt nach Absprache zwischen der direkten Führungskraft des neuen Mitarbeiters und dem potentiellen Patenkandidaten in Abstimmung mit dem jeweiligen Personalverantwortlichen. Der Pate ist ausgewählt, bevor der neue Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag hat. Er begleitet den neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an mindestens die ersten 6 Monate, bei Bedarf auch bis zu einem Jahr.

Nach KIESER liegt aus Unternehmenssicht eine erfolgreiche Einführung vor, wenn der Mitarbeiter eine hohe Bindung an das Unternehmen entwickelt, die Unternehmenskultur verinnerlicht und angenommen und seine fachlichen Fähigkeiten an die Erfordernisse der Stelle angeglichen hat. Zudem soll er sich motiviert und aktiv in das Unternehmen einbringen, um kreativ neu auftretende Probleme lösen zu können. Davon abgeleitet sind auch die Schaffung von Arbeitszufriedenheit und Produktivität des neuen Mitarbeiters als weitere Ziele zu nennen.

Es lohnt sich, diese entscheidende Phase für die Bindung eines neuen Mitarbeiters an das Unternehmen, an seine neue Arbeitswelt erfolgreich zu gestalten! Denn jeder von uns kennt gute und schlechte Geschichten von den ersten 100 Tagen in einem neuen Unternehmen. Und man erzählt diese weiter und spricht Empfehlungen aus, aber nur für die Unternehmen mit den guten Geschichten.

Welcome! :: Warum eine strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter wichtig ist.

Die richtige Frau, der richtige Mann für die Position ist endlich gefunden! Eine lange, mühsame und durchaus kostenintensive Personalsuche war das. Spezialisten sind nicht einfach zu finden und dann muss der Kandidat/ die Kandidatin auch zum Unternehmen, zur Unternehmenskultur passen. Und morgen ist sie/er dann endlich an Board!

Hier beginnt eine wichtige Phase – die Integration ins Unternehmen. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, ihre Integration, Eingliederung.

Die Personaleinführung (oft auch Einarbeitung neuer Mitarbeiter genannt) umfasst neben der administrativen Einstellung, also den Formalitäten in Zusammenhang mit der Arbeitsaufnahme, einerseits die Einarbeitung in die eigentliche Arbeitsaufgabe andererseits aber auch die soziale Eingliederung in das Arbeitsumfeld. Zu diesem gehört sowohl die direkte Arbeitsgruppe als auch das Sozialsystem der gesamten Unternehmung.

Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter können vielfältige Schwierigkeiten auftreten: falsche Erwartungen, fehlende Information, unklare Zielvorgaben und fehlende soziale Kontakte, welche unmittelbar zu Enttäuschung und Frustration führen und eine erfolgreiche Integration erheblich erschweren können.

Umso wichtiger ist es, dass der neue Mitarbeiter rasch ein integriertes Mitglied der Organisation wird. Er soll schnell in der Lage sein, eine Bindung zum Unternehmen zu entwickeln, seine Aufgaben motiviert und kompetent erfüllen und die Unternehmenskultur kennen lernen. Hierzu ist es notwendig, dass der Mitarbeiter seine Rolle versteht und schnell alle relevanten Informationen erhält.

Ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm hilft, diese Ziele zu erreichen.

Grob kann man im Rahmen eines Einarbeitungsprogramms folgende Phasen unterscheiden:

• Vorbereitungsphase: Vor dem Eintritt des Mitarbeiters ins Unternehmen
• Orientierungsphase: die ersten 1-3 Wochen im Unternehmen
• Einführungsphase: Probezeit, maximal die ersten 6 Monate im Unternehmen.

In der Vorbereitungsphase geht es im Wesentlichen um die zu berücksichtigende Infrastruktur für den neuen Mitarbeiter:

• Erstellung eines Einarbeitungsplans inklusive eines Einblickes in die unterschiedlichen Geschäftsfelder des Unternehmen
• Vorbereitung des Arbeitsplatzes

Während der Orientierungsphase lernt der neue Mitarbeiter das Unternehmen und die eigene Abteilung kennen. In dieser Phase werden Gespräche mit Kollegen und ausgewählten Ansprechpartnern geführt, die der Vorbereitung und Einführung in die eigenen Aufgaben dienen. Wichtig ist hier die Gestaltung des ersten Arbeitstages. An diesem sollte ein längeres Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten stattfindet, der Orientierung für die ersten Wochen im Unternehmen gibt und den Mitarbeiter persönlich willkommen heisst.

Die nächste Phase – die Einführungsphase – schließt sich direkt an die Orientierungsphase an. Wesentliche Merkmale dieser Phase sind die schrittweise Übertragung der konkreten Aufgabengebiete sowie regelmäßige Feedbackgespräche. Der direkte Vorgesetzte ist hier der Dreh- und Angelpunkt. Die sukzessive Aufgabenübertragung findet im gegenseitigen Einverständnis zwischen der direkten Führungskraft und dem neuen Mitarbeiter statt und ist dem Einarbeitungsplan zu entnehmen. Die im Einarbeitungsplan enthaltenen Aufgabengebiete mit konkreten Aufgaben und Projekten bilden die Grundlage für die regelmäßigen Feedbackgespräche während der Einarbeitungsphase.

In den Feedbackgesprächen wird darüber gesprochen:

• inwieweit die Aufgabenstellungen erfolgreich übernommen wurden,
• welche Schwerpunkte für die zukünftige Erfüllung der Aufgaben gesetzt werden
• inwieweit es zu klärende Fragen gibt,
• inwieweit der neue Mitarbeiter zufrieden mit dem Aufgabengebiet, mit der Einarbeitung   etc. ist,
• wie zufrieden die Führungskraft mit der Erfüllung der übertragenen Aufgaben ist,
• welche Themengebiete als Nächstes übertragen werden.

Krise in der Nachwuchsführung?

Es mangelt nicht an den jungen, innovativen, motivierten und visionären Nachwuchskräften, die das Management der Zukunft gestalten wollen. Sie wollen aber können nicht. Sie stoßen an Grenzen der Angepasstheit, die von Ihnen erwartet wird. Die Grenzen bildet die alte Garde an Führungskräften, die mit ihrem Führungsstil verhindert, dass ein neuer sich entwickeln kann. Unternehmen, die vom System eines „kennzahlenorientierten Formalismus“ bestimmt werden verhindern, dass neue Wege, Visionen und Innovationen in der Führung Raum finden. Mehr zu diesem Thema – gestützt durch eine wissenschaftliche Langzeitstudie – im beiliegenden Artikel von  Prof. Dr. Holger Rust.