Welcome! :: Warum eine strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter wichtig ist.

Die richtige Frau, der richtige Mann für die Position ist endlich gefunden! Eine lange, mühsame und durchaus kostenintensive Personalsuche war das. Spezialisten sind nicht einfach zu finden und dann muss der Kandidat/ die Kandidatin auch zum Unternehmen, zur Unternehmenskultur passen. Und morgen ist sie/er dann endlich an Board!

Hier beginnt eine wichtige Phase – die Integration ins Unternehmen. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, ihre Integration, Eingliederung.

Die Personaleinführung (oft auch Einarbeitung neuer Mitarbeiter genannt) umfasst neben der administrativen Einstellung, also den Formalitäten in Zusammenhang mit der Arbeitsaufnahme, einerseits die Einarbeitung in die eigentliche Arbeitsaufgabe andererseits aber auch die soziale Eingliederung in das Arbeitsumfeld. Zu diesem gehört sowohl die direkte Arbeitsgruppe als auch das Sozialsystem der gesamten Unternehmung.

Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter können vielfältige Schwierigkeiten auftreten: falsche Erwartungen, fehlende Information, unklare Zielvorgaben und fehlende soziale Kontakte, welche unmittelbar zu Enttäuschung und Frustration führen und eine erfolgreiche Integration erheblich erschweren können.

Umso wichtiger ist es, dass der neue Mitarbeiter rasch ein integriertes Mitglied der Organisation wird. Er soll schnell in der Lage sein, eine Bindung zum Unternehmen zu entwickeln, seine Aufgaben motiviert und kompetent erfüllen und die Unternehmenskultur kennen lernen. Hierzu ist es notwendig, dass der Mitarbeiter seine Rolle versteht und schnell alle relevanten Informationen erhält.

Ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm hilft, diese Ziele zu erreichen.

Grob kann man im Rahmen eines Einarbeitungsprogramms folgende Phasen unterscheiden:

• Vorbereitungsphase: Vor dem Eintritt des Mitarbeiters ins Unternehmen
• Orientierungsphase: die ersten 1-3 Wochen im Unternehmen
• Einführungsphase: Probezeit, maximal die ersten 6 Monate im Unternehmen.

In der Vorbereitungsphase geht es im Wesentlichen um die zu berücksichtigende Infrastruktur für den neuen Mitarbeiter:

• Erstellung eines Einarbeitungsplans inklusive eines Einblickes in die unterschiedlichen Geschäftsfelder des Unternehmen
• Vorbereitung des Arbeitsplatzes

Während der Orientierungsphase lernt der neue Mitarbeiter das Unternehmen und die eigene Abteilung kennen. In dieser Phase werden Gespräche mit Kollegen und ausgewählten Ansprechpartnern geführt, die der Vorbereitung und Einführung in die eigenen Aufgaben dienen. Wichtig ist hier die Gestaltung des ersten Arbeitstages. An diesem sollte ein längeres Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten stattfindet, der Orientierung für die ersten Wochen im Unternehmen gibt und den Mitarbeiter persönlich willkommen heisst.

Die nächste Phase – die Einführungsphase – schließt sich direkt an die Orientierungsphase an. Wesentliche Merkmale dieser Phase sind die schrittweise Übertragung der konkreten Aufgabengebiete sowie regelmäßige Feedbackgespräche. Der direkte Vorgesetzte ist hier der Dreh- und Angelpunkt. Die sukzessive Aufgabenübertragung findet im gegenseitigen Einverständnis zwischen der direkten Führungskraft und dem neuen Mitarbeiter statt und ist dem Einarbeitungsplan zu entnehmen. Die im Einarbeitungsplan enthaltenen Aufgabengebiete mit konkreten Aufgaben und Projekten bilden die Grundlage für die regelmäßigen Feedbackgespräche während der Einarbeitungsphase.

In den Feedbackgesprächen wird darüber gesprochen:

• inwieweit die Aufgabenstellungen erfolgreich übernommen wurden,
• welche Schwerpunkte für die zukünftige Erfüllung der Aufgaben gesetzt werden
• inwieweit es zu klärende Fragen gibt,
• inwieweit der neue Mitarbeiter zufrieden mit dem Aufgabengebiet, mit der Einarbeitung   etc. ist,
• wie zufrieden die Führungskraft mit der Erfüllung der übertragenen Aufgaben ist,
• welche Themengebiete als Nächstes übertragen werden.